Приём документов в архив от ликвидируемых организаций

Организации, не являющиеся источниками комплектования, при ликвидации, при смене собственности без правопреемника передают на хранение только документы по личному составу. Прием документов осуществляется на возмездной основе.

Все документы поступают в архив в упорядоченном состоянии, после проведения комплекса работ по формированию документов в дела (единицы хранения), описанию и оформлению дел в соответствии с нормативными требованиями. К документам прилагаются описи дел и предисловия к описям. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой к месту хранения, выполняются за счет организаций, передающих документы.

Комплекс мероприятий по упорядочиванию документов включает такие виды работ:

• проведение экспертизы ценности документов, т.е. изучение состава и содержания документов организации в целях определения сроков их дальнейшего хранения;

• формирование документов в единицы хранения (дела), предусматривающее систематизацию документов по видам, датам и срокам хранения;

• подшивка дел, нумерация листов, оформление обложек;

• оформление листов-заверителей, внутренних описей (при необходимости);

• составление описей дел и научно-справочного аппарата к документам фонда (предисловие, историческая справка, список сокращений);

• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и не имеющих ценности.

Если организация проводит научно-техническую обработку документов самостоятельно, то перед сдачей в архив описи и историческая справка согласовываются экспертно-проверочной комиссией министерства культуры и туризма Архангельской области. Для проверки правильности составления описей и исторической справки электронный вариант указанных документов необходимо направлять по электронному адресу: ok@gaao29.ru

Перечень документов, подлежащих передаче на хранение в Государственного архива Архангельской области от ликвидированных организаций

1. Учредительные документы (решения/распоряжения о создании, свидетельство о регистрации, устав/положение, приказы/распоряжения о переименованиях, документы о ликвидации).

2. Штатные расписания.

3. Приказы/распоряжения о приеме, увольнении, переводе, об оплате труда, об отпусках без сохранения заработной платы и по уходу за ребёнком, о командировках в районы Крайнего Севера и на работы со вредными условиями труда.

4. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры гражданско-правового характера с физическими лицами.

5. Лицевые счета работников или карточки-справки о заработной плате, при отсутствии лицевых счетов: ведомости по начислению или на выдачу заработной платы, др. документы об оплате труда.

6. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов (при наличии), списки работников, занятых на вредном производстве и табели учёта рабочего времени.

7. Личные карточки по учёту кадров (ф. Т-2), в том числе временных работников.

8. Личные дела уволенных (при наличии).

9. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги.

Отдел комплектования
контактный телефон:  (8182) 65-32-56
e-mail: ok@gaao29.ru